Okeline Pekanbaru - Sesuai dengan arahan Walikota Pekanbaru DR Firdaus ST MT, setiap dinas harus memiliki minimal tiga inovasi setiap tahun. Seperti halnya Dinas Pendidikan (Disdik) kota Pekanbaru, melakukan inovasi dengan meluncurkan program sistim pengelolaan tata naskah dinas lewat Sistim Informasi Menejemen Surat (SIMAS).

"Iya, sesuai dengan arahan pak Wali, dinas harus memiliki minimal tiga inovasi setiap tahun. Salah satunya program inovasi surat yang kita kenal dengan SIMAS," kata Kepala Disdik Kota Pekanbaru Drs H Abdul Jamal MPd, usai melakukan pengguntingan pita tanda di launchingnya program SIMAS, Senin (8/10/2018) siang.

Ia menjelaskan, program berbasis online ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang akurat, cepat, tepat dan dinamis, ujarnya  didámpingi Sekretaris Drs H Muzailis MM dan Kasubbag Umum dan Kepegawaian Irpan Maidelis.

"Ini adalah pengelolaan surat surat masuk dan surat keluar. Terkadang ada dari sekolah dan guru terutama. Kita ada website, www.disdik.pku.com. Nanti buka aja disana, suratnya sudah sampai dimanà. Kadang ada yang minta seperti rekomendasi, itu supaya lebih mudah.

Selama ini kata Jamal, pihaknya sering mengalami hambatan tentang agenda. Untuk itu maka melalui program SIMAS, maka surat rekomendasi yang diinginkan dapat dilacak menggunakan komputerisasi.

Hal senada juga dibennarkan Kasubbag Umum dan Kepegawaian Disdik Pekanbaru Irpan Maidelis. Ia mengatakan, untuk pengambilan nomor surat baik surat masuk maupun surat keluar tidak ada lagi tumpang tindih antara bidang yang satu dengan bidang lain.

Selain itu sambung Irfan, menurut sifat suratnya, ada yang amat penting atau segera, penting dan surat biasa. Jadi kalau surat amat segera itu harus diselesaikan 1 x 24 jam.

Irpan mencontohkan ketika Kepala Dinas atau Sekretaris tidak berada ditempat maka bisa diselesaikan tepat waktu sesuai sifat surat dan peraturan yang berlaku. Dengan sistim tersebut, masyarakat bisa mengakses perkembangan setiap surat yang mereka kirimkan ke Disdik Pekanbaru.

"Masyarakat tak perlu datang sampai berkali kali kesini. Mereka bisà mengakses posisi suratnya melalui website Disdik Pekanbaru. Setiap kali masyarakat memasukkan surat, langsung kita berikan semacam print out. Dan mereka bisa buka melalui android di rumah apakah masih proses atau sudah selesai diproses," terang Irpan.

Untuk mendukung program tersebut kata Irpan pihaknya sudah menyiapkan sejumlah perangkat. Seperti operator, komputer, printer, scan. Nantinya setelah surat di disposisi oleh Kadis atau Sekretaris, maka ajudan Kadis langsung memprintnya disana.

"Biasanya kan gini, surat masuk kesini nanti kalau naik ke Kepegawaian naik lagi ke Sekretaris dan naik lagi ke Kadis, nanti turun lagi ke umum. Ini kan memakan waktu yang tidak sedikit. Jadi melalui sistim elektronik ini setiap surat langsung terarsip datanya", ucapnya.

Dia berharap melalui uji coba Simas ini selain efisiensi waktu, pelayanan prima juga mengurangi banjir kertas. (fin)